DEFINIȚII
Informații confidențiale
Orice informații sau date (indiferent de format) care sunt furnizate Palestra & Burns SRL (P&B) de către clienți sau terțe părți în circumstanțe confidențiale, care nu sunt cunoscute public și care se referă la un angajament al clientului sau afacerile acestuia. Acestea pot include informații sau tipuri de date guvernate de alte legi privind informațiile (de exemplu, prețuri sensibile sau protejate de guvern).
Informații cu caracter personal
Orice informații sau date (indiferent de format) care (i) identifică sau pot fi utilizate pentru a identifica, contacta sau localiza o persoană sau (ii) se referă la o persoană, a cărei identitate poate fi dedusă direct sau indirect, inclusiv orice informație legată sau care poate fi corelată cu persoana respectivă.
Informații cu caracter personal sensibile
Un subset de informații cu caracter personal, care, din cauza naturii sale, a fost clasificat prin lege, contract sau prin politica P&B ca necesitând protecție suplimentară a confidențialității și protecție sporită.
Informațiile cu caracter personal sensibile pot consta în: (i) numere de identificare emise de guvern, (ii) informații bancare și de plată, (iii) informații de sănătate, biometrice și medicale, (iv) informații privind creditele de consum, (v) elemente de date care dezvăluie rasă, etnie , opinii politice, credințe religioase sau filozofice, apartenență la sindicat, viață sexuală sau orientare sexuală, date genetice, date biometrice (atunci când sunt prelucrate în scopul identificării unice a unei persoane) și dosare penale sau acuzații de infracțiuni și (vi) orice alte informații personale desemnate de P&B drept informații cu caracter personal sensibile.
Protecție sporită
Punerea în aplicare a unor măsuri fizice, tehnice și administrative mai stricte împotriva riscului divulgării accidentale sau neautorizate a informațiilor cu caracter personal sensibile decât garanțiile necesare în general, deoarece divulgarea accidentală sau neautorizată a informațiilor cu caracter personal sensibile ar crea un risc de prejudiciu substanțial pentru individ, inclusiv furtul de identitate sau frauda financiară.
Persoana vizată
Persoana la care se referă informațiile cu caracter personal.
POLITICA NOASTRĂ
Palestra & Burns SRL (P&B) se angajează să respecte și să protejeze toate informațiile care ne-au fost încredințate în cursul activității noastre. Aceasta include confidențialitatea indivizilor, precum și confidențialitatea clientului. Această politică descrie metodele P&B privind colectarea, utilizarea, divulgarea și protejarea informațiilor confidențiale și cu caracter personal în scopuri comerciale.
Această politică se aplică tuturor locațiilor și liniilor de activitate ale birourilor P&B, în măsura în care desfășoară sau susțin furnizarea de servicii către clienți.
P&B colectează informații confidențiale sau cu caracter personal în scopul furnizării de servicii clienților, administrării infrastructurii pentru a sprijini aceste servicii și respectării obligațiilor legale și de conformitate.
Volumul și tipul de informații confidențiale sau cu caracter personal colectate depind de ceea ce este necesar sau relevant pentru furnizarea de servicii clienților. P&B își propune să colecteze doar cantitatea minimă de informații confidențiale și cu caracter personal pentru furnizarea de servicii.
Cu excepția cazului în care se convine altfel, este responsabilitatea clienților să asigure legalitatea și corectitudinea oricărei divulgări a informațiilor confidențiale și cu caracter personal către P&B (inclusiv asigurarea legalității și corectitudinii oricărei prelucrări a acestor informații confidențiale și cu caracter personal de către P&B). Aceasta include obținerea consimțământului necesar de la persoana vizată.
Obligația de a furniza orice înștiințări relevante (de exemplu, către o persoană vizată) sau informații referitoare la colectarea sau utilizarea de către P&B a informațiilor confidențiale sau cu caracter personal revine clientului sau terței părți. P&B se bazează, de asemenea, pe clienți și terțe părți pentru a furniza informații confidențiale sau cu caracter personal exacte, complete și valabile.
P&B poate colecta, de asemenea, informații cu caracter personal din surse disponibile publicului, inclusiv, dar fără a se limita la, site-uri web și baze de date publice, surse publice sau guvernamentale, precum și știri sau rapoarte cu sursă deschisă.
P&B folosește informații confidențiale și cu caracter personal numai pentru furnizarea de servicii clienților, administrarea infrastructurii pentru a sprijini aceste servicii și respectarea obligațiilor legale și de conformitate.
P&B acționează la instrucțiunile clienților atunci când utilizează informații confidențiale și cu caracter personal. Aceste instrucțiuni pot fi oferite oral sau în scris, iar forma și detaliile lor depind atât de servicii, cât și de dorințele sau cerințele clientului.
Cu excepția cazului în care se convine altfel, P&B poate utiliza anumite informații confidențiale și cu caracter personal în scopuri statistice de referință, informații industriale și scopuri de cercetare. Înainte de a face acest lucru, P&B va lua măsuri rezonabile pentru anonimizarea sau strângerea informațiilor.
Deși nu este o caracteristică comună pentru furnizarea de servicii, P&B respectă orice cerințe sau restricții din partea clienților cu privire la utilizarea informațiilor cu caracter personal pentru a prelucra sau a lua decizii automate asupra indivizilor.
În cazul în care P&B oferă clientului opțiunea de a accesa și șterge informații confidențiale și cu caracter personal prelucrate în numele clientului, clientul este responsabil pentru ștergerea informațiilor confidențiale și cu caracter personal atunci când nu mai sunt necesare. În alte cazuri, P&B va șterge informații confidențiale și cu caracter personal la sfârșitul oricărei perioade de păstrare convenite cu clientul sau în conformitate cu instrucțiunile clientului.
P&B poate păstra copii ale informațiilor confidențiale și cu caracter personal pentru a se conforma cerințelor legale sau pentru scopuri de conformitate sau păstrare a evidenței, caz în care P&B va păstra aceste informații confidențiale și cu caracter personal atât timp cât este impus de acele cerințe legale sau pentru îndeplinirea acestor scopuri.
În legătură cu informațiile confidențiale și cu caracter personal păstrate în copii de rezervă sau arhive, P&B operează un ciclu de distrugere programat, iar ștergerea selectivă nu este fezabilă.
P&B continuă să protejeze informațiile pe tot parcursul și în conformitate cu această politică.
Informațiile confidențiale și cu caracter personal sunt distribuite în cadrul P&B cu acele persoane și departamente care trebuie să le cunoască. Divulgarea depinde de natura informațiilor și de serviciile furnizate.
P&B dezvăluie informații confidențiale sau cu caracter personal organizațiilor externe numai în cursul sau în scopul furnizării de servicii clienților.
P&B poate, de asemenea, să dezvăluie unor terțe părți acolo unde acest lucru este cerut de lege sau în scopuri de conformitate.
Astfel de destinatari pot include alte entități ale grupului P&B și/sau afiliați, asiguratori și consilieri profesioniști ai P&B, alți consilieri sau alte terțe părți, conform instrucțiunilor clienților sau organizații care oferă P&B diverse funcții și tehnologie comerciale externalizate.
Atunci când P&B dezvăluie informații confidențiale sau cu caracter personal unei terțe părți, terța parte este autorizată să utilizeze și să dezvăluie în continuare informațiile confidențiale sau cu caracter personal aferente numai după cum este necesar pentru a furniza serviciile sale către P&B sau conform legii.
P&B va lua măsurile corespunzătoare pentru a se asigura că o terță parte protejează informațiile confidențiale și cu caracter personal pe care P&B le dezvăluie acesteia.
Aceasta include utilizarea unor contracte adecvate (Acorduri de confidențialitate) și măsuri de securitate a informațiilor.
Dacă legea și reglementările permit acest lucru, P&B va informa clientul sau terța parte relevante în cazul în care propune să dezvăluie informații confidențiale sau cu caracter personal conform legii sau să răspundă unei solicitări guvernamentale.
P&B și clienții și partenerii săi de afaceri operează în multe țări, iar obiectul serviciilor furnizate unui client poate fi situat într-una sau mai multe jurisdicții.
Pentru a furniza serviciile, P&B poate primi sau transfera informații confidențiale și cu caracter personal într-o țară sau peste granițe.
În cazul în care P&B trebuie să transfere informații cu caracter personal la nivel internațional, o face în conformitate cu orice acord cu clientul și așa cum este permis de către acesta sau în conformitate cu legile de confidențialitate aplicabile.
În cazul în care o altă persoană decât clientul dorește să exercite orice drepturi ale sale (cum ar fi cele de acces sau corectare) în conformitate cu legile de confidențialitate aplicabile în ceea ce privește informațiile cu caracter personal, P&B va înștiința cu promptitudine clientul, astfel încât acesta să poată răspunde.
În cazul în care P&B primește o reclamație cu privire la colectarea, utilizarea sau distribuirea informațiilor cu caracter personal sau o solicitare de la o autoritate de reglementare responsabilă cu respectarea legilor privind confidențialitatea, P&B va informa, în măsura permisă de lege, prompt clientul, astfel încât acesta să poată răspunde.
P&B colectează, utilizează, menține, distribuie (intern și extern) și distruge informațiile cu caracter personal într-un mod care limitează în mod adecvat riscul de pierdere, furt, utilizare abuzivă sau acces neautorizat.
Tot personalul P&B este obligat prin contract să protejeze informațiile confidențiale și cu caracter personal. În plus, anumiți membrii ai personalului pot fi supuși unor obligații profesionale suplimentare în ceea ce privește respectarea legilor și confidențialitatea.
În cazul în care a existat o pierdere gravă, o utilizare incorectă sau o altă încălcare a integrității și confidențialității informațiilor cu caracter personal susceptibile de a provoca pagube semnificative, P&B va respecta cerința de a înștiința clientul fie în conformitate cu acordul cu acesta, fie în conformitate cu legile aplicabile.
P&B sporește gradul de conștientizare a problemelor acestei politici și pune în aplicare măsuri pentru a asigura gradul de încredere al personalului care accesează informații confidențiale și cu caracter personal.
